martes, 14 de noviembre de 2017

Prevención del Blanqueo de Capitales: Conservación de Documentos según la Ley y el Reglamento




Plazo de conservaciónDiez años (10) (Art. 25.1 de la Ley 10/2010 y Art. 28.1 del Reglamento-Real Decreto 304/2014)

Inicio del plazo de conservación: (Art. 25.1 de la Ley 10/2010 y Art. 28.1 del Reglamento)
  • Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debidaDesde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional.
  • Documentos relativos a las operaciones y registrosDesde la ejecución de la operación ocasional o la terminación de la relación de negocios.

Documentos justificativos que hay que conservar:

Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debidaEn copia (Art. 25.1 de la Ley 10/2010 y Art. 28 del Reglamento)
  • Los relativos a la identificación formal, en todos los casos.
  • Los relativos a la identificación del titular real, en los casos en los que ésta sea necesaria.
  • Los relativos a la averiguación del propósito e índole de la relación de negocios.
  • Los relativos al seguimiento continuo de la relación de negocios.

Documentos relativos a las operaciones y registrosEn original o copia con fuerza probatoria (Art. 25.1 de la Ley 10/2010 y Art. 28 y 29 del Reglamento)
  • Los relativos a las operaciones nacionales e internacionales ocasionales.
  • Los relativos a las personas que intervienen en las mismas.
  • Los relativos a las relaciones de negocio

Documentos en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones de comunicación y de control interno(Art. 29 del Reglamento)


Autoridades que pueden exigirnos esta documentación:  (Art. 25 de la Ley 10/2010 y Art. 30 del Reglamento)
  • Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias
  • Secretaría de la Comisión
  • Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC)
  • Autoridades competentes en toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, o agente de la Policía Judicial de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado legalmente habilitado.

Sistema de archivo(Art. 3.2. de la Ley 10/2010 y Art. 28.2 del Reglamento)

El almacenamiento de la documentación relativa a la identificación formal de los clientes en todos los casos (1), y de los documentos acreditativos de la realización de operaciones cuando así interese a los sujetos obligados (2), se hará en el primer supuesto o podrá hacerse en el segundo en:

Soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen:
  • La integridad de la documentación
  • La correcta lectura de los datos
  • La imposibilidad de manipulación
  • La adecuada conservación y localización

Se exceptúan los sujetos obligados que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supere los 2 millones de euros, que podrán optar por mantener copias físicas de los documentos de identificación. Esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que exceda dichas cifras. (Art. 28.2 del Reglamento, en base al Art. 25.2 de la Ley)

En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades. (Art. 25.2 de la Ley 10/2010)

Comentarios operativos

En la  ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y su Reglamento de desarrollo se eleva la obligación de conservación de los documentos a diez años. La Cuarta Directiva (Art. 40)  exige una conservación mínima de la documentación de cinco años y máxima de 10.

Desde un punto de vista operativo, al margen del número de años que se establece para el archivo de los documentos, lo realmente novedoso de la legislación española es la obligación, con las excepciones señaladas por el Reglamento, de conservar una copia de los documentos de identificación formal de los clientes en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

Y además, que para toda la documentación se ha de organizar un sistema de archivo que asegure la apropiada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

La obligación de conservación tiene por objeto, su uso en toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, por parte del Servicio Ejecutivo de la Comisión o de cualquier otra autoridad legalmente competente. (Art. 25.1 de la Ley). 

El Reglamento incide en este objetivo respecto al mantenimiento de registros de operaciones nacionales e internacionales, para permitir la reconstrucción de operaciones individuales y que éstas puedan surtir, si fuera necesario, efectos probatorios. (Art. 29 del Reglamento)

El Reglamento, en su Art. 28.1 hace especial mención a los siguientes documentos que deben conservarse: “copias de los documentos fehacientes de identificación, las declaraciones del cliente, la documentación e información aportada por el cliente u obtenida de fuentes fiables independientes, la documentación contractual y los resultados de cualquier análisis efectuado”

Gran parte de los sujetos obligados financieros han considerado que el mejor sistema de archivo para el cumplimiento de la Ley y el Reglamento, y aún para el necesario control operativo, se consigue mediante el “expediente electrónico” de cada cliente, para lo que convierten en copia electrónica los documentos de diligencia debida que se generan actualmente en papel, y los archivan de forma automática en cada expediente particular, garantizando su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

Asimismo el Reglamento, en el Art. 28.2, deja al arbitrio de cada sujeto obligado, el conservar también en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, “las copias de los documentos acreditativos de la realización de operaciones de ingreso, retirada o traspaso de fondos desde una cuenta en una entidad de crédito y los que acrediten la orden o recepción de transferencias de fondos realizadas en entidades de pago u operaciones de cambio de moneda”.

En la actividad financiera y en otras muchas empresas, especialmente las de valores, el expediente electrónico permite la conexión informatizada que existe de cada cliente con el histórico del seguimiento continuo de sus relaciones de negocio, que también cumplen con el Art. 28.2 del Reglamento, con lo que se completa la información pasiva del cliente (expediente electrónico) y la información activa del mismo (seguimiento continuo); esta sincronización asegura  la apropiada gestión y disponibilidad de la documentación de cada cliente, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.


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